Devis, facture, facture pro forma : quelle différence ?
Les trois documents se ressemblent : un client, des lignes, un total. Ils n’ont pourtant ni le même rôle ni la même portée. Les confondre crée des malentendus le jour où le chantier coûte plus cher que prévu.
En deux phrases
- Le devis est une proposition de prix, avant le travail. Signé par le client, il vous engage tous les deux.
- La facture constate ce qui a été fait ou livré et demande le paiement.
- La facture pro forma est un document d’information : elle montre à quoi ressemblera la facture, sans valeur comptable.
Le devis : s’entendre avant de commencer
Un bon devis décrit le travail assez précisément pour qu’il n’y ait pas de surprise :
- ce qui est compris, et ce qui ne l’est pas ;
- les quantités et les prix, taxes apparentes ;
- sa durée de validité, par exemple 30 jours ;
- l’acompte demandé et les conditions de paiement ;
- la date ou le délai d’exécution.
Une fois le devis accepté, le prix est fixé pour le travail décrit. Si le client change d’avis en cours de route, n’absorbez pas la différence : rédigez un devis complémentaire ou un avenant avant de faire le travail supplémentaire.
En France, le devis est obligatoire avant certaines prestations, et il comporte des mentions imposées, notamment pour les travaux et dépannages chez les particuliers. Les règles de votre métier sont détaillées sur entreprendre.service-public.fr.
Devis ou estimation ?
Quand l’étendue du travail n’est pas encore connue (une fuite derrière une cloison, un cahier des charges qui bouge), une estimation est plus honnête qu’un prix ferme. Dites sur quoi elle repose : « Sur la base d’une visite, sans dégât sur le plancher. » Donnez une fourchette et ce qui pourrait la faire bouger. Écrivez clairement sur le document si le prix est ferme ou indicatif.
La facture : après le travail
La facture part dès que le travail est terminé, ou aux étapes convenues : acompte, situation intermédiaire, solde. Elle doit reprendre le devis accepté ligne pour ligne, avec les modifications validées. Un client qui a signé pour un montant et en reçoit un autre s’arrête et pose des questions.
La liste de ce qu’elle doit contenir se trouve dans que mettre sur une facture.
La facture pro forma : pour information
On l’utilise quand le client a besoin d’un document chiffré avant la vente : pour une demande de financement, une validation interne, une formalité de douane. Elle ne porte pas de numéro de facture, n’entre pas en comptabilité et ne remplace jamais la facture définitive.
Passer du devis à la facture sans ressaisir
Le devis contient déjà le client, les lignes et les prix. La facture demande la même chose, avec un nouveau numéro, une date et une échéance. C’est en recopiant à la main que les erreurs arrivent : une ligne oubliée, un ancien tarif.
Dans Pronteo, un devis accepté devient une facture en un geste, et toutes ses lignes suivent.
Lequel envoyer ?
Travail encore flou : une estimation, avec ses hypothèses. Travail défini : un devis, avec une date de validité. Travail terminé : la facture, le jour même. Et si vous voulez être payé en partie avant de commencer, lisez demander un acompte.